Mit einer Digitalisierungsstrategie zum Erfolg

Jedes Unternehmen ist unterschiedlich. Ob Start-up oder traditionsreicher Dienstleister, ob Sie in der Industrie tätig sind oder Waren verkaufen; fünf Mitarbeitende beschäftigen oder 500: All diese Faktoren spielen eine Rolle auf Ihrem persönlichen Weg zur Digitalisierung. Viele Unternehmer:innen (laut Studien inzwischen 90%) halten die Digitalisierung Ihres Unternehmens inzwischen für einen Faktor, der ihre Arbeitsweise in den nächsten Jahren maßgeblich beeinflussen wird. Doch auf dem Weg zur Veränderung sind sie unterschiedlich aufgestellt. Manche sind sich unsicher, welche Ziele Sie mit der Digitalisierung überhaupt verfolgen können, andere haben sehr komplexe Unternehmensstrukturen, deren Umwandlung zu einer digitalen Unternehmenskultur viel Planung erfordert. Deshalb muss eine Digitalisierungsstrategie, so wie jeder Change Prozess, immer individuell erstellt werden. Dieser Fahrplan soll Ihnen bei der Orientierung zum digitalen Wandel helfen.

Vor der Digitalisierungsstrategie: Ist-Zustand erfassen

Zu einer Analyse Ihres Unternehmens gehören nicht nur die vorhandenen technischen Möglichkeiten. Prüfen Sie auch, welche Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung produktiver gestaltet werden können. Welche Prozesse haben dabei die höchste Priorität und können zeitnah umgesetzt werden? Die Größe Ihres Unternehmens, die Komplexität von Entscheidungswegen, aber auch die digitale Affinität der Belegschaft spielen für die digitale Transformation eine Rolle.

Ziele des digitalen Wandels festlegen

Entwickeln Sie sowohl Langzeitziele als auch Kurzzeitziele für Ihr Digitalisierungsprojekt. Amazon wurde nicht an einem Tag zu einem globalen Konglomerat, das alles an jeden verkauft und Lieferung am selben Tag anbietet. Zuerst war der Buchverkauf das wichtigste Standbein. Ob Cloud-Speicher, künstliche Intelligenz oder digitales Dokumentenmanagement: Auch in Ihrem Unternehmen sollten Sie ein Projekt nach dem anderen angehen. Sehr komplexe bestehende Strukturen setzen dabei voraus, dass alle Unternehmensbereiche sowie Zulieferer, Partner und Kunden in die Überlegungen mit einbezogen werden.

Wer mit seinem Unternehmen noch am Anfang steht und seine Gründer-Checkliste abarbeitet, sollte dabei überlegen, wie das Unternehmen arbeiten soll und wie die Digitalisierung Prozesse unterstützen kann.

Nötige Weiterbildungen

Komplexe Software, die mehrere Geschäftsprozesse verbindet, benötigt Experten, die Veränderung mit Kompetenz in ihre Teams tragen. Spezial-Software, die von wenigen genutzt werden soll, bringt ebenso ihre Herausforderungen mit sich. Um all diese Schnittstellen miteinander zu verbinden, können größere Betriebe für Ihre Digitalisierungsstrategie eigene IT-Experten benötigen. Auch kleinere Unternehmen sollten auf einen Datenschutzbeauftragten setzen, wenn sie mit sensiblen Kundendaten umgehen.

Arbeitsprozesse neu denken

Digitaler Wandel bedeutet auch ein Umdenken bei bestehenden Prozessen. Wenn Sie Bürokratie abbauen wollen, Kommunikation jederzeit flexibel ermöglichen oder dank komplexem Datenmanagement produktiver sein wollen, müssen die Arbeitsprozesse an diese neuen Möglichkeiten angepasst werden. Die Digitalisierungsstrategie sollte daher immer ganzheitlich gedacht werden.

Kulturwandel

Einhergehend mit neuen Arbeitsprozessen sollte zudem ein Kulturwandel im gesamten Unternehmen stattfinden. Agiles Management und iterative Geschäftsmodelle zielen darauf ab, durch ständiges Prüfen kleinerer, überschaubarer Ziele Arbeitsweisen zu optimieren. Diese Art der Arbeit setzt aber auch mehr Vertrauen in einzelne Mitarbeitende und gibt Ihnen mehr Verantwortung. Flache Hierarchien verkürzen Entscheidungswege. Teamarbeit, die immer auf Innovation abzielt und eine positive Fehlerkultur lebt, macht ein Unternehmen für den ständigen Wandel am Markt resilient. Diese Art der Unternehmenskultur ist zudem ein wichtiger Baustein der Mitarbeiter-Motivation.

Umsetzung der Digitalisierungsstrategie

Steht die Geschäftsleitung hinter Ihrer Digitalstrategie, kann Sie diese mit positivem Messaging umso besser an die Fachkräfte im Unternehmen vermitteln. Stellen Sie ein Team aus betroffenen Bereichen zusammen, das für den Veränderungsprozess verantwortlich ist. Um Ihr Ziel zu erreichen, belohnen Sie Abteilungen für das Erreichen von Zwischenzielen und prüfen Sie während des Change Prozesses kontinuierlich, was erreicht wurde, welche Prozesse zu einer Verbesserung führen und welche Prozesse potenziell abgeändert werden sollten. Justieren Sie beim digitalen Wandel kontinuierlich nach, bis die neuen Arbeitsweisen im Alltag integriert sind und zum Teil der Firmenkultur werden. Aus dem neuen Alltag werden sich neue Veränderungswünsche ergeben. Auch diese Ziele lassen sich mit iterativer Weiterentwicklung erfüllen.

Die Zukunft für Unternehmen: Chancen der Digitalisierung

Es gibt diverse Aspekte im Unternehmen, die durch die Digitalisierung zu einem starken Hebel für Produktivität und Umsatzsteigerung werden können. Damit einhergehend muss es aber auch einen Kulturwandel und ein Umdenken bei Arbeitsprozessen geben. Agile Arbeitsweisen und kreisförmige Geschäftsmodelle sind mit dem digitalen Wandel eng verwebt. Richtig angewandt können diese Konzept zusammen mit einer guten Digitalisierungsstrategie diese und weitere Geschäftsbereiche produktiver machen:

Kommunikation: Ob E-Mail, Video-Call oder kurze Textnachricht, digitalie Kommunikation spart Zeit uns Geld. Briefporto und Druckertoner sowie Papier machen einen erheblichen Teil der täglichen Ausgaben aus. Rechnung und Verträge übermitteln Sie in Sekunden per Mail. Das Marketing lässt sich digital per E-Mail oder über Social Media steuern. Auch Protokolle und kurze interne Gespräche lassen sich digital schnell abwickeln und sollten zur Digitalstrategie gehören.

Logistik: Sämtliche Prozesse lassen sich mittels einer Cloud und entsprechender Software über Computer oder tragbare Geräte koordinieren. Sind im System alle Daten vorhanden, erleichtert das die Abstimmung der verschiedenen involvierten Unternehmensbereiche. So reduziert die Digitalisierungsstrategie Engpässe.
Interne Prozesse: Die Umsetzung der Digitalisierung in den Bereichen Personal oder Buchhaltung hilft dabei, Bürokratie abzubauen und Wege zu verkürzen. Dokumentenmanagement jeglicher Art aber auch Personalakten in digitaler Form erleichtern die Suche nach relevanten Daten.
Digitale Infrastruktur: Sichere Cloud-Software, eine schnelle Internetverbindung und leistungsstarke Technologie stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden und Entscheidungssträger jederzeit flexibel und sicher auf Informationen zugreifen und sich untereinander austauschen können.
Produktion: Ladenhüter vermeiden und absatzstarke Produkte dort anbieten, wo Sie nachgefragt werden: Durch die Vernetzung großer Datenmengen erhalten Sie aussagekräftige Daten für eine effiziente Produktion. Auch verfügbare Rohstoffe, Zulieferer und Mitarbeitende können bei der Planung berücksichtigt werden.

Risiken gehören zur Veränderung dazu

Die Digitalisierung hat viele Vorteile für Unternehmen. Doch selbst mit einer gut ausgearbeiteten Digitalisierungsstrategie birgt die Veränderung immer ein gewisses Risiko. Wer die möglichen Stolperfallen kennt, kann sich darauf vorbereiten.

Kosten: Die Umstellung auf neue Technologien erfordert sowohl neue Software und Hardware als auch Personal mit der nötigen Kompetenz. Ob Die Mitarbeitenden geschult werden oder neue Personen ins Unternehmen kommen: Eine Analyse der notwendigen Investitionen ist unerlässlich. Nicht jede Veränderung ist von Erfolg gekrönt. So muss abgewogen werden, welche Maßnahmen für das Unternehmen finanziell tragbar sind.
Datensicherheit: Eine größere Vernetzung und der Zugriff auf größere Datenmengen in der Cloud schafft zusätzliche Einfallstore für Cyberkriminalität. Ein Grund mehr, die Belegschaft auf Datensicherheit zu schulen und eine Person zum Datenschutzbeauftragten auszubilden.
Persönliche Ängste: Veränderte Arbeitsabläufe können bei Mitarbeitenden zu Unruhe führen. Sei es das Risiko, dass die eigene Arbeitskraft durch Technologie und künstliche Intelligenz weniger Notwendigkeit besitzt oder die Angst, den neuen Herausforderungen nicht gewachsen zu sein. Als Chef:in sollten Sie für Ängste ein offenes Ohr haben und diese konstruktiv zerstreuen.

Der Begriff Digital Readiness beschreibt, in welchem Umfang und in welchen Bereichen ein Unternehmen bereit für die Digitalisierung ist. Denn bevor Sie die digitale Transformation eines Geschäftsbereichs anstreben, lohnt es sich, den Ist-Zustand von allen Seiten zu beleuchten. Auch diese Erkenntnis gehört dazu: Die Veränderung für die Zukunft ist zwar ein andauernder Prozess. Um Risiken bei der Digitalisierung zu vermeiden, sollte der Change jedoch in machbaren Schritten erfolgen und zwischendurch immer wieder geprüft werden. Bevor Sie sich auf den Weg zur Digitalisierung machen, prüfen Sie Ihr Unternehmen unter diesen Gesichtspunkten auf Herz und Nieren:

IT-Infrastruktur: Über welche Technologien verfügt das Unternehmen und wie steht es um die IT-Sicherheit?
Organisation: Sind Führung und Unternehmenskultur bereits auf die digitale Transformation ausgelegt? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit und wie ist das Unternehmen intern vernetzt?
Arbeitsweisen: Gibt es digitale Geschäftsprozesse und an welchen Stellen gibt es bereits digitale Schnittstellen zwischen Prozessen?
Dienstleistungen & Produkte: Stellt das Unternehmen digitale Dienstleistungen für Kunden zur Verfügung? Untersuchen Sie Ihre Produkte auf Verbesserungspotential und treiben Innovationen voran?
Kunden: Erheben sie digitale Kundendaten zur Verbesserung Ihrer Beziehung zu Kunden oder nutzen Technologie um das Kundenerlebnis gezielt zu verbessern?
Umwelt: Welche Rahmenbedingungen bestehen für Ihr Unternehmen, die Digitalisierung voranzutreiben. Werden Fördergelder benötigt oder externe Experten, z.B. für Change Management Beratung oder IT-Sicherheit?
Strategie: Hat Ihr unternehmen bereits eine Digitaliserungsstrategie, die sowohl Ihr Geschäftsmodell als auch mögliche Investitionen sowie den Wettbewerb am Markt einbezieht?

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bietet Selbst-Tests für Unternehmen in Deutschland, die Ihnen die Beantwortung dieser Fragen erleichtern. Wie bereit Ihr Unternehmen für die Digitalisierung ist, kann eine Checkliste zum digitalen Reifegrad aufzeigen.

Unternehmensberatung zur Digitalisierung

Als Business Coach für Führungskräfte und Start-ups habe ich bereits viele Änderungsprozesse begleitet. Der digitale Wandle ist dabei eine der größten Veränderung für viele Unternehmen. Denn mit der Digitalisierung geht auch ein Kulturwandel einher. Als Change Management Berater und als Business Coach begleite ich Sie gerne auf Ihrem Weg in die Zukunft. Dabei unterstütze ich Sie in dem Maß, das Sie wünsche - ob als Sparring-Partner zum inspirierenden Austausch, als Unternehmercoach oder als Change Manager, der direkte Unterstützung leistet. Kontaktieren Sie mich gerne und teilen Sie mir Ihre Wünsche mit. Ich freue mich auf ein erstes Gespräch.