Change Management: Erfolgsfaktoren für Veränderung im Unternehmen

Umbrüche sind Teil des Lebens. Doch viele Menschen fürchten sich davor. Schließlich ist Veränderung auch immer der Übergang in einen bisher unbekannten Zustand. Wer sein Unternehmen erfolgreich führen will, muss aber mit der Zeit gehen und sich stetig verbessern, auch Krisen meistern. Veränderung ist deshalb unausweichlich. Damit in Ihrem Unternehmen bei diesem Prozess alle an einem Strang ziehen und der neue Status Quo bestand hat, empfiehlt sich die strukturierte Herangehensweise des Change Managements. Dieser Begriff umschließt sämtliche Aspekte, die dazu beitragen, Veränderungsprozesse in Unternehmen erfolgreich umzusetzen - von der Erkenntnis der Notwendigkeit zur Veränderung bis hin zur routinierten Umsetzung des Neuen im Tagesgeschäft.

Beim Change Management beschränken sich die Erfolgsfaktoren nicht allein darauf, dass die Vision für das neue Projekt von Führungskräften eingeführt wird. Denn vom Management bis zu den Junior-Mitarbeitern muss das Projekt möglichst vom gesamten Unternehmen mitgetragen werden, um wirklich zu gelingen. Dabei wird es verschiedene Arten von Widerstand bei der Einführung geben. Die planvolle Umsetzung, Transparenz und Kommunikation mit betroffenen Parteien sind daher extrem wichtig für das Gelingen. Doch der Teufel liegt im Details. Lernen Sie die Erfolgsfaktoren für Change Management kennen und heben Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe!

Erfolgreiches Change Management: Wann ist es Zeit für Veränderung?

“Change before you have to” war einer der Leitsätze der Management-Ikone Jack Welch. Nach diesem Ansatz sollten Unternehmer notwendige Veränderungen erkennen, bevor es zur Krise kommt. Denn aus einer offensiven Position heraus lassen sich Prozesse einfacher planen und positiv besetzen. Auch das unweigerliche kleine Chaos, das durch Umbrüche entsteht, lässt sich so besser managen. Zeichnen sich äußere Umstände ab, die Ihr Unternehmen beeinflussen könnten, wollen Sie expandieren oder sind Sie mit der Produktivität interner Prozesse unzufrieden? Dann ist es wahrscheinlich Zeit für Change Management.

Das sind übliche Gründe, die diesen Prozess ins Laufen bringen:

• Disruption auf dem Markt
• Digitalisierung
• Rechtliche Änderungen
• strategische Neuausrichtung des Unternehmens
• Übernahmen
• Krisenabwehr

Mit Change Management Probleme angehen: Erfolgsfaktor Planung

Für Change Management ergeben sich die Erfolgsfaktoren aus dem planvollen Vorgehen nach strukturierten Methoden. Ob Lewin, Krüger oder Kotter: Die Gurus des Change Management haben uns Modelle an die Hand gegeben, mit denen wir unsere Visionen Schritt für Schritt umsetzen können. Der Kreislauf der Veränderung hat niemals wirklich einen Abschluss, da Manager immer wieder auf Anforderung von Markt, Konkurrenz und Gesellschaft eingehen müssen.

Der Status Quo wird dabei immer wieder unterbrochen von diesem so menschlichen Antriebspunkt: Unzufriedenheit. Sei es die alte Software, die Unternehmensprozesse ungenügend abdeckt oder ein Konkurrent, der sich in die eigene Branchennische drängt. Wenn der Ausgangszustand nicht mehr zufriedenstellend ist, sollte der Veränderungsprozess beginnen. Gehen Sie dabei strukturiert vor und beziehen Sie alle betroffenen Ebenen und Abteilungen ein.

Eine strukturierte Herangehensweise

1. Machen Sie allen Personen im gesamten Unternehmen klar, warum diese Veränderung genau jetzt notwendig ist
2. Bringen Sie Führungskräfte mit Vision und Motivation zu einem Team zusammen, das für das Change Management verantwortlich ist
3. Beziehen Sie Mitarbeitende mit ein: Machen Sie Strategie und Ziel klar verständlich, motivieren Sie die Belegschaft durch eine gemeinsame Vision
4. Untersuchen Sie alte Strukturen auf Stolpersteine, die dem Veränderungsprozess im Weg stehen
5. Setzen Sie schaffbare Zwischenziele, deren Erfolg die Mitarbeiter:innen motiviert, die Veränderungsprozesse in ihrer Organisation weiter mitzutragen
6. Schrittweise Veränderungen der Arbeitsweise durch Führungskräfte lässt Mitarbeitenden Zeit, die Veränderung zu verarbeiten und in ihren Alltag aufzunehmen

Change Management: Erfolgsfaktor Zielsetzung

Sie wissen, was Sie in Ihrem Unternehmen ändern wollen, aber die Definition des Ziels muss für die gesamte Belegschaft nachvollziehbar sein. Was bedeutet die Umsetzung für die einzelnen Mitarbeitenden bezüglich Arbeitsweise und Aufwand? Welche Verbesserungen oder notwendige Anpassungen hat die Veränderung zur Folge? Das konkrete Endziel sollten Sie immer wieder verständlich kommunizieren. Denn Wiederholung schafft Gewöhnung.

Scheuen Sie sich dabei nicht, sich mit Kritikern auszutauschen und gegebenenfalls produktives Feedback aufzunehmen. Versuchen Sie zudem, das Ziel verständlich zu erklären, wenn sich dessen Nutzen nicht allen erschließt. Dabei können auch entsprechende Schulungen helfen, wenn es sich um komplexe Themen handelt.

Teilen Sie den Prozess in Teilziele und Meilensteine auf, sodass Mitarbeiter durch schnellere Erfolge motiviert werden. Ordnen Sie dabei immer wieder die Bausteine in das große Ganze ein, auf das alle hinarbeiten.

Change Management: Erfolgsfaktor Kommunikation

Das Change Management als Erfolgsfaktor des eigenen Unternehmens ist zu großen Teilen ein Kommunikationsmanagement. Der Prozess erfordert häufig eine tiefgreifende Veränderung in der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter. Der Weg zum Änderungsziel setzt sich aus vielen kleinen Prozessen zusammen, bei denen alle in der Organisation auf ihre Art beteiligt sind. Doch Mitarbeiter können sich durch innerliche Verweigerung oder offene Opposition gegen den Change wehren. Gründe dafür können Ängste sein - etwa vor Jobverlust oder die Angst, das neue Arbeitspensum nicht zu schaffen. Manche sehen den Sinn in der Veränderung nicht, weil vorherige Prozesse nicht zur vollen Zufriedenheit abgeschlossen wurden oder in ihren Augen alles in Ordnung ist. Wieder andere zweifeln die Umsetzung an. Doch mit der richtigen Kommunikation können Sie von Anfang an Transparenz schaffen, Ängste nehmen und motivieren.

Kommunikationsplan für das Change Management

Mit diesen Kommunikationsstrategien schaffen Sie Motivation und Transparenz:

1. Kommunizieren Sie unternehmensweit die Ziele der Veränderung, die Vorteile und Herausforderungen, bevor Sie den Prozess angehen
2. Stellen Sie eine Taskforce aus Führungskräften verschiedener Abteilungen zusammen, die an der Planung beteiligt sind, Änderungen in die Teams tragen und Feedback von Mitarbeiter:innen einholen
3. Bleiben Sie während des Prozesses im ständigen Austausch mit der Belegschaft, zum Beispiel über das Intranet, eine interne Zeitung oder abteilungsübergreifende Events
4. Nehmen Sie Vorbehalte und Ängste ernst, diese können durchaus wertvolles Feedback zum Prozess liefern
5. Kommunizieren Sie Erfolge von Teilabschnitten und würdigen Sie die Mitarbeit der Beteiligten, um alle zu motivieren
6. Planen Sie genügend Zeit für Wissenserwerb ein. Neue Strukturen und Arbeitsweisen benötigen unter Umständen Workshops, Coaching oder Fortbildungen

Change Management: Erfolgsfaktor Führungskräfte

Das Change Management Team Ihres Unternehmens sollte aus Personen bestehen, die sowohl anerkannte Autorität im Unternehmen haben als auch Expertise in dem Bereich, der Ihr Veränderungs-Projekt umfasst. Die Beteiligten sollten alle Stakeholder umfassen, also direkt an der Umsetzung des Ziels beteiligt sein oder von der Veränderung betroffen. Dadurch haben sie bereits ein hohes Interesse an dem Projekt. Besonders Manager mit hoher Problemlösungskompetenz und Kommunikationsstärke sind hier wertvolle Team-Mitglieder. Mit Organisationstalent gelingt zudem die Planung und Umsetzung der notwendigen Schritte.

Die Risiken beim Change Management: Fallstricke erkennen und vermeiden

Krise heißt Veränderung. So kann man eine Unternehmenskrise auch als Chance sehen, Neues umzusetzen. Doch genau in diesen Situationen tendieren Menschen zu vorschnellen Handlungen. Auch wenn die Lage brenzlig scheint: Planung und rechtzeitige Kommunikation mit Führungskräften und Mitarbeiter:innen ist weiterhin extrem wichtig, um die Änderungen erfolgreich umzusetzen. Unternehmer mit Weitsicht sehen Change Management als Erfolgsfaktor bereits, bevor eine Krise eintritt und sind so besser davor gewappnet.

Hören Sie auch auf das, was nicht gesagt wird. Nicht jede Person, die sich einer Veränderung verweigert, spricht ihre Kritik laut aus. Oft bleiben diese Menschen, solange sie können, bei ihrer alten Arbeitsweise und lehnen es ab, sich einzubringen. Ihre Führungskräfte können als Sprachrohr dienen und – gegebenenfalls in Einzelgesprächen in geschützter Atmosphäre – mehr über die Gründe erfahren und gegensteuern.

Die menschliche Psyche sieht ein gewisses Maß an Veränderung als spannend an, zu viel davon auf einmal überfordert jedoch. Veränderungsmüde Mitarbeitende sind schwer zu motivieren und verweigern sich der Veränderung mit größerer Wahrscheinlichkeit. Achten Sie also darauf, wirkungsvollen Änderungen Zeit zu geben, bevor Sie weitere große Umbrüche einführen.

Veränderung mit Weitsicht

Als Business Coach für Unternehmen durfte ich bereits eine Fülle an Projekten mit einer Change Management Beratung unterstützen. Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg der Change Prozesse war immer, dass die Veränderung auch mit einem Neu-Denken der Unternehmenskultur einhergeht. Denn diese Prozesse zeigen ganz deutlich, wie wichtig die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern ist und welchen Stellenwert transparente Kommunikation hat. Die Anpassung von Unternehmen an neue Gegebenheiten ist daher nicht nur ein zwingender Faktor für anhaltenden Geschäftserfolg. Es ist auch immer wieder eine Chance, die Gegebenheiten auf den Prüfstand zu setzen.

Dabei kann ein externer Experte fruchtbare Impulse geben. Als Unternehmer Coach für Change Management unterstütze ich Sie gerne bei Ihrem Projekt. Nutzen Sie gerne das Kontaktformular, um ein erstes Gespräch zu Ihren Wünschen und Vorstellungen für Ihr Projekt zu vereinbaren.